关于做好学校各类档案立卷归档工作的通知 

档案〔2024〕1 号

各部、各处室（中心）、各二级学院：

为认真落实国家档案法规和相关的业务规章制度，推进 我校档案管理工作的规范化、系统化，根据《高等学校档案 管理办法》（第 27 号令）要求，现将有关事项归纳如下，望 各相关部门及人员参照执行。

一、技术要求

1.实体卷整理。依据《青岛工学院档案归档范围及保管期限表》（附件 1），将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、档号、拟写案卷题名等进行预立卷。档号编写格式按《青岛工学院档案实体分类方案》（附件 2）。档案盒统一选用无酸牛皮纸盒。

2.实体卷审核检查。案卷整理完成后，用 A4 纸填写打印《卷内文件目录》（附件 3），包括顺序号、文号、责任者、 题名、日期、页号及备注。填写打印《卷内备考表》（见附件 4），其中“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况及立卷后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本单位档案工作负责人或主要领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也须立卷人、检查人签名并标注时间，以示负责。档案盒正面各项内容使用 0.5 毫米黑色签字笔填写完整，包括档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限及密级。无密级的无需填写。档案盒侧面标签依模板（附件 5）填写完整，打印后居中粘贴。

3.填写汇总表。将本年度的立卷数量、质量情况进行汇总并加以说明，并由单位档案工作负责人或主要领导审阅签字，格式、内容参见《立卷归档情况汇总说明》（附件 6）。

二、归档程序

形成档案材料的部门按《青岛工学院档案归档范围及保 管期限表》要求，将应归档材料收集齐全——分类组卷—— 编写页码——装订成卷——拟写档号、案卷题名等——填写打印《卷内文件目录》与《卷内备考表》，核查无误后放入 相应档案盒中——填写打印《档案移交（接收）清单》（附件 7）一式两份——联系档案馆人员移交归档——档案馆人员进行移交质量检查，如遇不合格档案退回兼职档案员进行整改——档案数量、质量核查无误，双方在移交清单签字，各存一份

三、时间安排

  附件：

  1.《青岛工学院档案归档范围及保管期限表》（试行）

  2.《青岛工学院档案实体分类方案》（试行）

  3.《卷内文件目录》

  4.《卷内备考表》

  5.《档案盒侧面标签模板》

  6.《立卷归档情况汇总说明》 

  7.《档案移交（接收） 清单》

档案馆（筹）

 2024 年 1 月 9 号