关于做好学校各类档案整理工作的通知

档案〔2023〕1 号

各部、各处室（中心）、各二级学院：

档案材料归档是档案管理利用工作的基础，对学校教学、科研、管理及其他各项工作的研究查考、经验借鉴具有重要意义和参考价值。根据《高等学校档案管理办法》（第27号 令）要求及学校整体工作安排，为确保学校形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，现启动我校各类档案整理工作，具体事宜通知如下：

一、整理范围

学校在教学、科研、管理及其他各项工作、活动中形成的具有保存价值且对学校今后工作具有重要参考意义的材料，包括文件、报表、照片、声像、实物、电子档案等不同形式、不同载体的材料。具体参见《青岛工学院档案归档范围及保管期限表》（见附件）。

二、整理要求

1.严把档案材料质量关，归档材料应质地优良，重要文件应标识齐全（如单位印章、负责人和经办人签字等），相关文件附件应附带齐全，以确保归档材料内容完整、合格有效。

2.除纸质档案材料外，电子文件同步整理。实物及电子文件（图片、音频、视频等）需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等背景信息。

三、时间安排

各类档案材料的整理工作暂定于2023年12月31 日前完成，具体归档时间另行通知。档案时间节点：自学校筹建至2022年12月31日前形成的各类档案。

在档案整理过程中，如有问题请随时与档案馆联系。联系方式：0532-82285709 王老师

附件：《青岛工学院档案归档范围及保管期限表》

档案馆（筹）

2023 年 10 月 20 日