青岛工学院档案馆成立于2023年10月，前身为学校综合档案室。档案馆负责保存、管理全校各类档案，现存有党群、行政、教学、科研、产品生产、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等十二类档案。

档案馆库房占地270平方米。档案馆实行库房、阅档室和办公室“三室”分开。馆内配置服务器、计算机、打印机、复印机、网络存储器等现代化管理设备；库房装备防磁柜、空调机、去湿机、应急电源、温湿度检测记录仪、监控仪、红外监控报警系统及24小时实时监控系统等设施设备；实现人防、物防、技防、联防“四位一体”的安全防范机制，确保档案实体和信息安全。

学校档案工作始终坚持依法治档和规范化管理，深入贯彻"三纳入"、"四同步"的原则。以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》为依据，结合学校档案工作的实际，先后拟定《青岛工学院档案管理办法》《青岛工学院档案实体分类法》、《青岛工学院档案归档范围和保管期限规定》等一系列规章制度，规范档案业务工作流程，明确各岗位人员的工作职责，让学校档案工作有章可依，部门立卷有章可循。

档案馆行使档案行政管理和保管利用双重职能。由分管校领导主管档案工作，各二级部门领导负责本部门档案工作，形成了以档案馆为中心，覆盖全校的档案工作网络。馆内现存学生档案共计15013份，部门档案共计282卷。自新馆成立至今，共接待校内外新、老生查档500余次。档案工作的信息化建设同步进行中。

学校档案工作承担着“存凭、留史、资政、育人”的重要使命，全面落实立德树人根本任务。档案馆将紧紧围绕学校“十四五”发展规划和应用型大学建设的总体目标，深入贯彻落实“OBE理念”，按照精细化管理要求，不断改进档案服务方式和方法；强化档案立卷归档，提高档案案卷质量；做好档案利用工作，发挥档案服务功能。